Jak używać znaczników Rocketbook do automatyzacji przepływu pracy: Przewodnik krok po kroku

Jeśli kiedykolwiek marzyłeś, aby Twoje odręczne notatki automatycznie trafiały do odpowiednich folderów lub na właściwy dysk w chmurze, Rocketbook Beacons są rozwiązaniem. Te małe, wielokrotnego użytku ikony przyklejane do stron Rocketbook działają jak inteligentne znaczniki, informując aplikację Rocketbook, dokąd wysłać każdą stronę po zeskanowaniu. Koniec z ręcznym zmienianiem nazw czy przeciąganiem plików – wystarczy zeskanować i gotowe.

W tym poradniku przeprowadzę Cię przez proces konfiguracji Rocketbook Beacons, przypisywania ich do różnych miejsc docelowych oraz używania ich wraz z innymi akcesoriami Rocketbook, aby stworzyć w pełni zautomatyzowany przepływ pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś zapracowanym profesjonalistą, studentem żonglującym wieloma przedmiotami, czy kierownikiem projektu śledzącym zadania, Beacons mogą zaoszczędzić Ci czas i zmniejszyć tarcie w cyfrowym notowaniu.

Czym są Rocketbook Beacons i jak działają?

Rocketbook Beacons to małe ikony z klejem, które umieszczasz na dole stron Rocketbook. Każdy Beacon ma unikalny symbol – na przykład gwiazdkę, kółko czy trójkąt – który aplikacja Rocketbook rozpoznaje podczas skanowania strony. Gdy przypiszesz Beaconowi miejsce docelowe w aplikacji (np. konkretny folder w Google Drive, kanał Slack lub adresata e-mail), każda zeskanowana strona z tym Beaconem zostanie automatycznie wysłana we wskazane miejsce.

Ten system eliminuje konieczność ręcznego wybierania miejsca docelowego przy każdym skanowaniu. Możesz skonfigurować wiele Beaconów dla różnych przepływów pracy: jeden do notatek ze spotkań, drugi do list zadań, trzeci do wpisów w dzienniku i tak dalej. Beacons są wielokrotnego użytku – wystarczy je odkleić i przykleić na innej stronie, gdy chcesz zmienić miejsce docelowe. Działają z każdym notatnikiem Rocketbook, w tym z Multi Subject Notebook - Next Gen i Rocketbook Flip - Final Few.

• Wskazówka: Użyj innego Beacona dla każdego większego projektu lub cyklicznego spotkania, aby utrzymać porządek w cyfrowych plikach bez dodatkowego wysiłku.

Krok 1: Skonfiguruj aplikację Rocketbook i Smart Titles

Zanim zaczniesz używać Beaconów, musisz skonfigurować aplikację Rocketbook na swoim smartfonie. Pobierz aplikację i utwórz konto, a następnie połącz swoje usługi w chmurze (Google Drive, Dropbox, Evernote, OneNote itp.). Następnie skonfiguruj Smart Titles – to niestandardowe reguły nazewnictwa, które aplikacja wykorzystuje do automatycznego nazywania zeskanowanych plików. Na przykład możesz utworzyć Smart Title, który nazywa pliki na podstawie daty i słowa kluczowego zapisanego w określonym miejscu na stronie.

Aby skonfigurować Smart Title, przejdź do ustawień aplikacji i wybierz „Smart Titles”. Możesz zdefiniować wzór, taki jak „Notatki ze spotkania - {data}” lub „Do zrobienia - {data}”. Aplikacja odczyta odręczne słowo kluczowe umieszczone w wyznaczonym polu na stronie i użyje go do wygenerowania nazwy pliku. Działa to w połączeniu z Beaconami: Beacon określa miejsce docelowe, a Smart Title określa nazwę pliku.

• Wskazówka: Utrzymuj słowa kluczowe Smart Title krótkie i spójne – na przykład „Spotkanie” lub „Zadanie” – aby zapewnić niezawodne rozpoznawanie.

Krok 2: Przypisz miejsca docelowe do swoich Beaconów

Otwórz aplikację Rocketbook i przejdź do sekcji „Beacons”. Zobaczysz tam listę symboli Beaconów. Kliknij na symbol, a następnie wybierz miejsce docelowe w chmurze i folder, do którego mają być wysyłane strony z tym Beaconem. Możesz również określić Smart Title, który ma być stosowany do wszystkich stron skanowanych z tym Beaconem. Na przykład przypisz Beacon z gwiazdką do folderu „Spotkania służbowe” w Google Drive z Smart Title „Notatki ze spotkania - {data}”.

Możesz przypisać do siedmiu Beaconów (aplikacja obsługuje siedem symboli). Jeśli masz więcej przepływów pracy, rozważ użycie kilku notatników z różnymi zestawami Beaconów. Beacons są cienkie i elastyczne, więc nie dodają objętości notatnikowi. Zalecam przyklejanie ich w pobliżu dolnej krawędzi strony, z dala od obszaru pisania, aby nie przeszkadzały w notatkach.

• Wskazówka: Użyj trwałego markera, aby opisać tył każdego Beacona jego miejscem docelowym, aby nie zapomnieć, który jest który.

Krok 3: Pisz, skanuj i automatyzuj

Teraz, gdy Twoje Beacons są przypisane, po prostu pisz notatki jak zwykle na dowolnej stronie Rocketbook. Gdy będziesz gotowy do digitalizacji, otwórz aplikację Rocketbook i zeskanuj stronę. Aplikacja wykryje symbol Beacona i automatycznie przekieruje skan do wcześniej przypisanego miejsca docelowego. Zastosowany zostanie również Smart Title, więc plik zostanie nazwany i zapisany bez żadnego ręcznego wprowadzania danych.

Aby uzyskać najlepsze rezultaty, używaj długopisu Frixion Clicker Pen (pojedynczy) lub markerów Frixion Fineliner (zestaw 4 szt.) do pisania na stronach Rocketbook. Te długopisy piszą płynnie i łatwo się ścierają wilgotną szmatką. Po zeskanowaniu wytrzyj stronę ściereczką z mikrofibry i jest gotowa do ponownego użycia. Cały proces – od pisania przez skanowanie do ścierania – zajmuje zaledwie kilka sekund na stronę.

• Wskazówka: Jeśli zeskanujesz stronę bez Beacona, aplikacja poprosi Cię o ręczne wybranie miejsca docelowego. Trzymaj Beacona na najczęściej używanej stronie, aby uniknąć tego dodatkowego kroku.

Zaawansowane pomysły na przepływ pracy z Rocketbook Beacons

Gdy już opanujesz podstawy, możesz tworzyć zaawansowane przepływy pracy. Na przykład użyj jednego Beacona do codziennych list zadań, które będą wysyłane do aplikacji do zarządzania zadaniami (takiej jak Todoist lub Trello przez e-mail), drugiego do notatek ze spotkań trafiających do współdzielonego dysku zespołu, a trzeciego do osobistych wpisów w dzienniku, które trafią do prywatnego folderu. Możesz także łączyć Beacons z przegródkami Rocketbook Dividers, aby organizować różne sekcje notatnika – każda przegródka może mieć własny Beacon do automatycznego sortowania.

Inny pomysł: użyj Beaconów do automatyzacji zarządzania projektami. Przypisz Beacona do każdej fazy projektu (np. „Planowanie”, „Realizacja”, „Przegląd”) i przyklej go na odpowiedniej rozkładówce strony. Podczas skanowania notatki trafiają bezpośrednio do odpowiedniego folderu projektu. Sprawdza się to szczególnie dobrze w przypadku Multi Subject Notebook - Next Gen, który ma wiele sekcji dla różnych przedmiotów lub projektów.

• Wskazówka: Oznacz Beacons małymi naklejkami lub cienkopisem, aby uniknąć pomyłek przy przełączaniu między przepływami pracy.

Rocketbook Beacons to proste, ale potężne narzędzie do automatyzacji notowania. Dzięki skonfigurowaniu Smart Titles i przypisaniu miejsc docelowych możesz digitalizować notatki automatycznie i utrzymywać porządek w cyfrowych plikach bez wysiłku. Połącz je z długopisem Frixion i ściereczką z mikrofibry, aby uzyskać bezproblemowe doświadczenie z wielokrotnego użytku notatnikiem, które oszczędza czas i papier. Zacznij od jednego lub dwóch Beaconów, a następnie rozwijaj zestaw, odkrywając nowe sposoby na usprawnienie codziennych zadań.