如何建立自訂的 Rocketbook 電子郵件工作流程，實現自動化任務分類

想像一下，在紙上寫下待辦事項清單，然後每項任務都會自動歸檔到正確的專案資料夾、電子郵件串或任務管理應用程式中。有了 Rocketbook 的智慧標題和電子郵件目的地，您可以建立一個自訂工作流程，將手寫筆記轉換為有組織的數位行動。本指南將逐步引導您，從設定 Rocketbook 帳戶到建立規則，讓筆記自動分類，無需手動操作。

無論您是同時處理多個客戶的接案者、管理作業的學生，還是追蹤專案的團隊主管，自動化的電子郵件工作流程都能節省時間並減少混亂。將 Rocketbook 的可重複使用筆記本與智慧目的地結合，您可以建立一個宛如魔法般運作、但完全由您掌控的系統。

了解 Rocketbook 智慧標題與電子郵件目的地

Rocketbook 的智慧標題是您在頁面頂端繪製的特殊符號，用以觸發自動動作。當您使用 Rocketbook 應用程式掃描頁面時，智慧標題會告訴應用程式將檔案傳送到何處——電子郵件地址、Google Drive 或 Dropbox 等雲端服務，甚至是特定資料夾。透過使用多個智慧標題，您可以將不同的筆記導向不同位置，掃描後無需再碰手機。

例如，您可以指定一個智慧標題將會議記錄傳送到工作信箱，另一個將個人提醒傳送到任務應用程式，第三個將腦力激盪點子傳送到數位筆記本。關鍵在於在應用程式設定中設定好每個目的地，然後在頁面上一致地使用對應的智慧標題。Rocketbook Cloud Cards 80 入裝（最終出清）非常適合此用途，因為每張卡片都可以擁有專屬的目的地。

• 使用 Rocketbook 應用程式建立最多 20 個不同的目的地，每個目的地連結到一個獨特的智慧標題符號。
• 智慧標題可將筆記導向電子郵件、雲端儲存空間，甚至是這些服務內的特定資料夾。

步驟 1：定義您的工作流程需求與目的地

在開始繪製符號之前，請先規劃您希望工作流程達成什麼目標。列出您經常撰寫的筆記類型：會議記錄、任務清單、專案想法、個人提醒或客戶回饋。針對每種類型，決定其歸檔位置。例如，您可能希望將會議記錄傳送給團隊的電子郵件群組、任務清單透過電子郵件傳送到 Trello 看板，以及個人想法傳送到 OneDrive 的專屬資料夾。

列出清單後，開啟 Rocketbook 應用程式並前往「目的地」。為每個工作流程步驟建立一個新的目的地。您可以使用電子郵件地址、雲端服務整合，或如果您使用 Rocketbook 整合功能，甚至可以是 Slack 頻道。對於以電子郵件為基礎的工作流程，請確保主旨包含您的電子郵件用戶端可用於自動分類的關鍵字。這時，Frixion 按壓式鋼珠筆（單支）就變得不可或缺——其細尖筆頭讓您每次都能繪製精確的智慧標題。

• 為每種筆記類型建立一個目的地：例如，「工作任務」→ 您的工作信箱，「個人想法」→ 您的個人 Gmail。
• 為目的地使用描述性名稱，以便您記得要繪製哪個智慧標題。

步驟 2：為您的目的地指定智慧標題

Rocketbook 的智慧標題系統使用七個簡單符號：星形、圓形、三角形、正方形、菱形、心形和螺旋形。每個符號對應於您設定的一個目的地。在應用程式中，點選「智慧標題」並將每個符號指定給您的一個目的地。例如，將星形指定給您的工作信箱，圓形指定給您的個人信箱，三角形指定給您的專案管理工具。

要使用智慧標題，只需在開始書寫前，在 Rocketbook 頁面頂端繪製對應的符號。當您掃描頁面時，應用程式會自動將檔案傳送到指定的目的地。此系統可與任何 Rocketbook 筆記本完美搭配，包括Rocketbook Matrix（最終出清），其方格版面非常適合結構化的任務清單和專案筆記。

• 在頁面頂端的指定區域繪製智慧標題符號——不要畫在主書寫區域。
• 您可以隨時在應用程式設定中更改哪個符號對應哪個目的地。

步驟 3：設定電子郵件規則以實現自動分類

當您的筆記送達收件匣後，您可以使用電子郵件篩選器或規則來自動將它們分類到資料夾、轉發到任務管理工具，或標記為待辦事項。例如，在 Gmail 中，建立一個篩選器，尋找特定的主旨（例如「會議記錄」），並自動套用標籤並封存郵件。在 Outlook 中，您可以建立一個規則，將來自您 Rocketbook 地址的郵件移動到專案資料夾。

這個步驟是自動化真正發揮作用的地方。透過將 Rocketbook 的智慧標題與您電子郵件用戶端的規則結合，您可以建立一個完全自動化的流程：撰寫筆記 → 掃描 → 郵件送達 → 郵件被分類 → 任務被建立。若要獲得更多功能，請使用 Zapier 或 IFTTT 等服務將您的電子郵件連接到 Asana、Notion 或 Todoist 等應用程式。Frixion 鋼珠筆（3 入裝）確保您隨時有可靠的筆可用，以便一致地繪製智慧標題。

• 在 Gmail 中，前往「設定」→「篩選器和封鎖的地址」→ 使用「收件者」欄位填入您的 Rocketbook 電子郵件地址來建立新的篩選器。
• 根據主旨新增條件（例如，「包含：專案 X」）以將郵件路由到特定資料夾。

步驟 4：測試並優化您的工作流程

在依賴您的新工作流程之前，先用幾頁樣本進行測試。撰寫一則筆記，繪製適當的智慧標題，然後使用 Rocketbook 應用程式掃描。確認郵件以正確的主旨送達正確的收件匣。然後驗證您的電子郵件規則或自動化是否觸發了預期的動作——例如將郵件移動到資料夾或在您的專案管理工具中建立任務。

如果某些功能不如預期，請逐步進行疑難排解。首先，確認智慧標題繪製正確且與應用程式中的目的地相符。接著，檢查電子郵件主旨是否包含您的篩選器正在尋找的關鍵字。最後，驗證您的電子郵件規則已啟用且未與其他規則衝突。貼紙組在這裡可以派上用場：使用隨附的標籤標記哪個智慧標題對應哪個工作流程，這樣您就不會混淆。

• 使用每個智慧標題執行測試，以確認目的地和電子郵件規則能協同運作。
• 在您的工作區附近放置一個小筆記本或貼紙組，以提醒您智慧標題的指定。

進階技巧：多步驟工作流程與團隊協作

一旦您掌握了基礎知識，就可以建立多步驟工作流程。例如，您可以將筆記傳送到一個共享的電子郵件地址，該地址會轉發給多位團隊成員，或者使用一個智慧標題將筆記同時傳送到您的電子郵件和雲端儲存服務（透過設定一個轉發到兩者的目的地）。Rocketbook 與 Slack 等服務的整合意味著您甚至可以將手寫筆記直接傳送到頻道。

對於團隊，請建立一個具有通用電子郵件地址的共享 Rocketbook 帳戶，然後設定規則，根據主旨中的專案名稱來路由筆記。每位團隊成員都可以使用自己的 Frixion 鋼珠筆（7 入裝）來保持筆記的顏色區分，而 Pen Station 筆座則可讓所有筆保持整齊且易於取用。這將您的 Rocketbook 轉變為一個協作工具，彌合了類比腦力激盪與數位專案管理之間的差距。

• 使用應用程式中的「傳送到多個目的地」功能，將一則筆記同時路由到電子郵件和雲端服務。
• 對於團隊工作流程，請商定一組標準的智慧標題，並分享目的地對應文件。

建立自訂的 Rocketbook 電子郵件工作流程，可將您的可重複使用筆記本轉變為強大的生產力引擎。透過將智慧標題與電子郵件規則配對，您可以自動化任務分類，減少整理時間，將更多時間用於實際執行。從一個工作流程開始——例如將會議記錄傳送到團隊的電子郵件——然後再逐步擴展。探索 Rocketbook Cloud Cards 80 入裝（最終出清），為每個工作流程建立專用卡片，並見證您的數位組織變得輕鬆類比。