Cách sử dụng Rocketbook với Trello để quản lý dự án theo phong cách Kanban

Trong môi trường làm việc nhanh chóng ngày nay, việc giữ tổ chức là chìa khóa để dự án thành công. Nhiều nhóm dựa vào Trello vì bảng Kanban trực quan của nó, nhưng nếu bạn có thể kết hợp trải nghiệm viết tay với hiệu quả kỹ thuật số của Trello thì sao? Đó chính xác là những gì Rocketbook cung cấp—một cuốn sổ tái sử dụng cho phép bạn ghi lại ý tưởng trên giấy và gửi chúng trực tiếp đến bảng Trello của bạn. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập tích hợp Rocketbook Trello để quản lý dự án theo phong cách Kanban, giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và giữ cho các dự án của bạn đi đúng hướng.

Dù bạn là người làm việc tự do phải xử lý nhiều khách hàng hay là trưởng nhóm quản lý các dự án phức tạp, sự kết hợp giữa Rocketbook và Trello có thể cách mạng hóa việc ghi chú và quản lý tác vụ của bạn. Bằng cách sử dụng các tính năng thông minh của Rocketbook như beacon và OCR, bạn có thể biến ghi chú viết tay thành thẻ Trello ngay lập tức. Hãy cùng đi sâu vào quy trình từng bước và khám phá các sản phẩm Rocketbook tốt nhất cho quy trình làm việc này.

Tại sao kết hợp Rocketbook với Trello để quản lý dự án Kanban?

Kanban là một phương pháp quản lý dự án trực quan giúp các nhóm theo dõi công việc khi nó di chuyển qua các giai đoạn như Việc cần làm, Đang thực hiện và Hoàn thành. Trello là một trong những công cụ Kanban kỹ thuật số phổ biến nhất, nhưng nhiều người vẫn thích lợi ích nhận thức của việc viết tay—khả năng ghi nhớ tốt hơn, sáng tạo và tập trung. Rocketbook thu hẹp khoảng cách này bằng cách cho phép bạn viết trên các trang tái sử dụng, quét chúng bằng điện thoại và gửi nội dung đến bảng Trello một cách tự động. Cách tiếp cận kết hợp này mang lại cho bạn những điều tốt nhất của cả hai thế giới: sự tự do của bút và giấy với sự tổ chức của quản lý dự án kỹ thuật số.

Sử dụng Rocketbook cho Kanban cũng giảm lãng phí giấy và giữ cho không gian làm việc của bạn gọn gàng. Thay vì ghi chú dính bị thất lạc hoặc bảng trắng lộn xộn, bạn có thể sử dụng các trang Rocketbook để phác thảo nhiệm vụ, sau đó số hóa chúng bằng một lần quét đơn giản. Tích hợp này đặc biệt mạnh mẽ cho các nhóm từ xa cần chia sẻ cập nhật nhanh chóng. Bằng cách kết hợp Rocketbook với Trello, bạn có thể duy trì một buổi động não vật lý trong khi đảm bảo mọi ý tưởng được ghi lại và có thể hành động trong bảng dự án kỹ thuật số của bạn.

• Viết tay các nhiệm vụ trên trang Rocketbook và gửi chúng đến bảng Trello chỉ với một lần quét.
• Sử dụng beacon Rocketbook để tự động định tuyến ghi chú đến các danh sách Trello cụ thể (ví dụ: Việc cần làm, Đang thực hiện).



• Kết hợp lợi ích xúc giác của việc viết với sức mạnh kỹ thuật số của các tính năng tự động hóa và cộng tác của Trello.

Thiết lập tích hợp Rocketbook Trello của bạn

Để bắt đầu, bạn cần một cuốn sổ tái sử dụng Rocketbook, một Bút Frixion (Gói 7 cây) để viết có thể xóa được và ứng dụng Rocketbook được cài đặt trên điện thoại thông minh của bạn. Đầu tiên, tạo tài khoản Trello và thiết lập một bảng với các danh sách Kanban của bạn—ví dụ: Tồn đọng, Việc cần làm, Đang thực hiện và Hoàn thành. Trong ứng dụng Rocketbook, điều hướng đến phần đích và chọn Trello làm tích hợp của bạn. Bạn sẽ được nhắc kết nối tài khoản Trello của mình và chọn bảng cũng như danh sách để gửi ghi chú theo mặc định.

Tiếp theo, tùy chỉnh trang Rocketbook của bạn bằng cách thêm beacon—các biểu tượng nhỏ ở cuối mỗi trang tương ứng với các đích khác nhau. Ví dụ: bạn có thể gán một beacon để gửi ghi chú đến danh sách “Việc cần làm” và một beacon khác cho danh sách “Đang thực hiện”. Khi bạn viết xong, chỉ cần quét trang bằng ứng dụng Rocketbook và văn bản sẽ được chuyển đổi qua OCR và gửi đến danh sách Trello chính xác. Tự động hóa quy trình làm việc này loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và giữ cho bảng của bạn được cập nhật theo thời gian thực.

Đối với người dùng nâng cao, bạn có thể kết hợp nhiều beacon trên một trang. Viết một nhiệm vụ ở phía bên trái của trang và gán nó cho một danh sách, sau đó viết một ghi chú ở phía bên phải cho một danh sách khác. Ứng dụng Rocketbook sẽ xử lý từng phần dựa trên beacon bạn đánh dấu. Điều này giúp bạn dễ dàng xử lý hàng loạt nhiệm vụ và cập nhật mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng. Nếu bạn đang sử dụng một cuốn sổ lớn hơn như Rocketbook Pro, bạn có thể chứa nhiều nhiệm vụ hơn trên mỗi trang, giúp tăng năng suất của bạn hơn nữa.

Các sản phẩm Rocketbook tốt nhất cho quy trình làm việc Kanban

Chọn đúng mẫu Rocketbook có thể nâng cao trải nghiệm Kanban của bạn. Sản phẩm Rocketbook Flip - Next Gen là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án cần một cuốn sổ lật nhỏ gọn, có thể bỏ vào túi xách và cho phép truy cập nhanh vào các trang. 36 trang tái sử dụng của nó hoàn hảo cho danh sách nhiệm vụ hàng ngày và lập kế hoạch sprint. Một lựa chọn tuyệt vời khác là Rocketbook Wave (Hàng thanh lý cuối cùng), sử dụng các trang có thể xóa bằng lò vi sóng để có trải nghiệm tái sử dụng độc đáo—chỉ cần làm nóng để đặt lại cuốn sổ. Điều này lý tưởng cho các nhóm muốn có một hệ thống bảo trì thấp.

Đối với những người thích cảm giác sổ tay truyền thống, Rocketbook Everyday Planner - Final Few (Hàng thanh lý cuối cùng) kết hợp bố cục kế hoạch hàng ngày với các tính năng quét thông minh của Rocketbook. Bạn có thể sử dụng các trang có ngày của nó để lập kế hoạch hàng tuần theo phong cách Kanban, sau đó quét và gửi các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn đến Trello. Ngoài ra, Rocketbook 40 Pack Cloud Cards * Cards Only (Hàng thanh lý cuối cùng) hoàn hảo để tạo các thẻ nhiệm vụ riêng lẻ mà bạn có thể di chuyển vật lý trên bàn làm việc trước khi số hóa. Những thẻ này mô phỏng trải nghiệm Kanban xúc giác và rất di động.

• Rocketbook Flip - Next Gen: Nhỏ gọn và di động để quản lý nhiệm vụ khi di chuyển.
• Rocketbook Wave (Hàng thanh lý cuối cùng): Các trang có thể xóa bằng lò vi sóng để dễ dàng tái sử dụng.
• Rocketbook 40 Pack Cloud Cards: Lý tưởng để sắp xếp thẻ Kanban vật lý trước khi số hóa.

Mẹo để tối ưu hóa quy trình làm việc Rocketbook Trello của bạn

Để tận dụng tối đa tích hợp Rocketbook Trello của bạn, hãy bắt đầu bằng cách tạo một thói quen quét nhất quán. Vào cuối mỗi phiên làm việc, hãy quét tất cả các ghi chú viết tay của bạn để đảm bảo không có gì bị mất. Sử dụng tính năng OCR của ứng dụng Rocketbook để chuyển đổi chữ viết tay của bạn thành văn bản có thể tìm kiếm, giúp bạn dễ dàng tìm thấy nhiệm vụ sau này. Bạn cũng có thể sử dụng hashtag hoặc biểu tượng trong ghi chú của mình để tự động thêm nhãn vào thẻ Trello—ví dụ: viết #urgent có thể kích hoạt nhãn trong Trello thông qua các công cụ tự động hóa như Zapier.

Một mẹo chuyên nghiệp khác là kết hợp Rocketbook với tự động hóa Butler của Trello. Ví dụ: khi một thẻ mới được tạo từ bản quét Rocketbook, Butler có thể tự động gán nó cho một thành viên trong nhóm, đặt ngày đến hạn hoặc di chuyển nó đến một danh sách cụ thể dựa trên từ khóa. Điều này tạo ra một quy trình làm việc liền mạch từ ghi chú viết tay đến hành động kỹ thuật số. Nếu bạn đang sử dụng Rocketbook Sticker Sheet, bạn có thể đặt các nhãn dán tùy chỉnh trên các trang của mình để đánh dấu mức độ ưu tiên hoặc danh mục, mà ứng dụng có thể diễn giải và áp dụng cho các thẻ Trello.

Cuối cùng, giữ cho các trang Rocketbook của bạn sạch sẽ bằng cách sử dụng Khăn sợi nhỏ đi kèm để lau sạch các vết bẩn hoặc cặn. Điều này đảm bảo các bản quét của bạn rõ ràng và chính xác. Với một chút thực hành, bạn sẽ phát triển một hệ thống nhanh chóng, hiệu quả kết hợp những điều tốt nhất của quản lý dự án analog và kỹ thuật số.

Tích hợp Rocketbook với Trello biến đổi quy trình quản lý dự án của bạn bằng cách kết hợp lợi ích xúc giác của việc viết tay với sức mạnh kỹ thuật số của bảng Kanban. Cho dù bạn đang sử dụng Rocketbook Flip - Next Gen cho các sprint hàng ngày hay Rocketbook Everyday Planner cho việc lập kế hoạch dài hạn, cách tiếp cận kết hợp này tăng năng suất và giữ cho nhóm của bạn gắn kết. Bắt đầu hành trình của bạn ngay hôm nay bằng cách khám phá Rocketbook Flip - Next Gen và xem nó có thể hợp lý hóa quy trình Kanban của bạn như thế nào.