วิธีใช้ Rocketbook Beacons เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติ: คำแนะนำทีละขั้นตอน

หากคุณเคยหวังว่าโน้ตที่เขียนด้วยมือของคุณจะสามารถจัดเรียงตัวเองลงในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องหรือส่งไปยังปลายทางคลาวด์ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ Rocketbook Beacons คือคำตอบ อุปกรณ์ขนาดเล็กที่ใช้ซ้ำได้เหล่านี้จะติดบนหน้า Rocketbook และทำหน้าที่เหมือนแท็กอัจฉริยะ บอกแอป Rocketbook ว่าจะส่งแต่ละหน้าไปที่ใดเมื่อคุณสแกน ไม่ต้องเปลี่ยนชื่อหรือลากไฟล์ด้วยตนเองอีกต่อไป แค่สแกนแล้วเสร็จ

ในคู่มือนี้ ฉันจะแนะนำวิธีการตั้งค่า Rocketbook Beacons กำหนดให้กับปลายทางต่างๆ และใช้งานร่วมกับอุปกรณ์เสริม Rocketbook อื่นๆ เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติอย่างแท้จริง ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพที่ยุ่ง นักเรียนที่ต้องจัดการหลายวิชา หรือผู้จัดการโครงการที่ติดตามงาน Beacons สามารถช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในกิจวัตรการจดโน้ตดิจิทัลของคุณ

Rocketbook Beacons คืออะไรและทำงานอย่างไร?

Rocketbook Beacons คือไอคอนขนาดเล็กที่มีกาวในตัว ซึ่งคุณวางไว้ที่ด้านล่างของหน้า Rocketbook แต่ละ Beacon มีสัญลักษณ์เฉพาะ เช่น ดาว วงกลม หรือสามเหลี่ยม ที่แอป Rocketbook จดจำได้เมื่อคุณสแกนหน้า เมื่อคุณกำหนดปลายทางให้กับ Beacon ในแอป (เช่น โฟลเดอร์เฉพาะใน Google Drive, ช่อง Slack หรือผู้รับอีเมล) ทุกหน้าที่คุณสแกนที่มี Beacon นั้นจะถูกส่งไปยังปลายทางนั้นโดยอัตโนมัติ

ระบบนี้ช่วยลดความจำเป็นในการเลือกปลายทางด้วยตนเองทุกครั้งที่สแกน คุณสามารถตั้งค่า Beacons หลายอันสำหรับเวิร์กโฟลว์ต่างๆ: อันหนึ่งสำหรับบันทึกการประชุม อันหนึ่งสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำ อันหนึ่งสำหรับบันทึกส่วนตัว และอื่นๆ Beacons สามารถใช้ซ้ำได้—เพียงแค่ลอกออกแล้วติดบนหน้าอื่นเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนปลายทาง ใช้งานได้กับสมุด Rocketbook ทุกรุ่น รวมถึง Multi Subject Notebook - Next Gen และ Rocketbook Flip - Final Few

• เคล็ดลับ: ใช้ Beacon ที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละโปรเจกต์หลักหรือการประชุมที่เกิดขึ้นประจำ เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลของคุณเป็นระเบียบโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแอป Rocketbook และ Smart Titles

ก่อนที่คุณจะใช้ Beacons ได้ คุณต้องกำหนดค่าแอป Rocketbook บนสมาร์ทโฟนของคุณ ดาวน์โหลดแอปและสร้างบัญชี จากนั้นเชื่อมต่อบริการคลาวด์ของคุณ (Google Drive, Dropbox, Evernote, OneNote ฯลฯ) ถัดไป ตั้งค่า Smart Titles—กฎการตั้งชื่อแบบกำหนดเองที่แอปใช้เพื่อตั้งชื่อไฟล์ที่สแกนโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้าง Smart Title ที่ตั้งชื่อไฟล์ตามวันที่และคำสำคัญที่คุณเขียนในพื้นที่เฉพาะของหน้า

ในการตั้งค่า Smart Title ให้ไปที่การตั้งค่าของแอปและเลือก 'Smart Titles' คุณสามารถกำหนดรูปแบบเช่น 'Meeting Notes - {date}' หรือ 'To-Do - {date}' แอปจะอ่านคำสำคัญที่เขียนด้วยลายมือซึ่งคุณวางไว้ในกล่องที่กำหนดบนหน้า และใช้เพื่อสร้างชื่อไฟล์ ฟังก์ชันนี้ทำงานร่วมกับ Beacons: Beacon กำหนดปลายทาง และ Smart Title กำหนดชื่อไฟล์

• เคล็ดลับ: เก็บคำสำคัญของ Smart Title ให้สั้นและสม่ำเสมอ—เช่น 'Meeting' หรือ 'Task'—เพื่อการจดจำที่เชื่อถือได้

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดปลายทางให้กับ Beacons ของคุณ

เปิดแอป Rocketbook และไปที่ส่วน 'Beacons' ที่นี่คุณจะเห็นรายการสัญลักษณ์ Beacon แตะที่สัญลักษณ์ จากนั้นเลือกปลายทางคลาวด์และโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้หน้าที่มี Beacon นั้นถูกส่งไป คุณยังสามารถระบุ Smart Title ที่จะใช้กับทุกหน้าที่สแกนด้วย Beacon นั้น ตัวอย่างเช่น กำหนด Beacon รูปดาวให้ส่งไปยังโฟลเดอร์ 'Work Meetings' ใน Google Drive พร้อม Smart Title 'Meeting Notes - {date}'

คุณสามารถกำหนด Beacons ได้สูงสุดเจ็ดอัน (แอปรองรับเจ็ดสัญลักษณ์) หากคุณมีเวิร์กโฟลว์มากขึ้น ให้พิจารณาใช้สมุดหลายเล่มพร้อมชุด Beacon ที่แตกต่างกัน Beacons มีความบางและยืดหยุ่น จึงไม่เพิ่มความหนาให้กับสมุดของคุณ ฉันแนะนำให้ติดไว้ใกล้ขอบด้านล่างของหน้า ห่างจากพื้นที่เขียน เพื่อไม่ให้รบกวนโน้ตของคุณ

• เคล็ดลับ: ใช้ปากกาเมจิกถาวรเขียนปลายทางที่ด้านหลังของ Beacon แต่ละอัน เพื่อให้คุณไม่ลืมว่าอันไหนเป็นอันไหน

ขั้นตอนที่ 3: เขียน สแกน และทำงานอัตโนมัติ

ตอนนี้ Beacons ของคุณถูกกำหนดแล้ว เพียงเขียนโน้ตของคุณตามปกติบนหน้า Rocketbook ใดๆ เมื่อคุณพร้อมที่จะแปลงเป็นดิจิทัล ให้เปิดแอป Rocketbook และสแกนหน้า แอปจะตรวจจับสัญลักษณ์ Beacon และส่งการสแกนไปยังปลายทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ Smart Title จะถูกนำไปใช้ด้วย ดังนั้นไฟล์ของคุณจะถูกตั้งชื่อและบันทึกโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ใช้ Frixion Pen Clicker Pen (Single) หรือ Frixion Fineliner Markers (4 Pack) เพื่อเขียนบนหน้า Rocketbook ของคุณ ปากกาเหล่านี้เขียนลื่นและลบออกได้สะอาดด้วยผ้าชุบน้ำหมาดๆ หลังจากสแกน ให้เช็ดหน้าด้วย Microfiber Towel แล้วก็พร้อมใช้งานอีกครั้ง กระบวนการทั้งหมด—ตั้งแต่เขียน สแกน ไปจนถึงลบ—ใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีต่อหน้า

• เคล็ดลับ: หากคุณสแกนหน้าที่ไม่มี Beacon แอปจะยังคงขอให้คุณเลือกปลายทางด้วยตนเอง เก็บ Beacon ไว้ในหน้าที่ใช้บ่อยที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงขั้นตอนพิเศษนั้น

แนวคิดเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงด้วย Rocketbook Beacons

เมื่อคุณคุ้นเคยกับพื้นฐานแล้ว คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทรงพลังได้ ตัวอย่างเช่น ใช้ Beacon หนึ่งอันสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันที่ส่งไปยังแอปจัดการงานของคุณ (เช่น Todoist หรือ Trello ผ่านอีเมล) อีกอันสำหรับบันทึกการประชุมที่ไปยังไดรฟ์ทีมที่แชร์ และอันที่สามสำหรับบันทึกส่วนตัวที่ไปยังโฟลเดอร์ส่วนตัว คุณยังสามารถรวม Beacons กับ Rocketbook Dividers เพื่อจัดระเบียบส่วนต่างๆ ของสมุดของคุณ—แต่ละตัวแบ่งสามารถมี Beacon ของตัวเองสำหรับการจัดเรียงอัตโนมัติ

อีกแนวคิดหนึ่ง: ใช้ Beacons เพื่อทำให้การจัดการโครงการของคุณเป็นอัตโนมัติ กำหนด Beacon ให้กับแต่ละเฟสของโครงการ (เช่น 'Planning', 'Execution', 'Review') และติดบนหน้ากระดาษที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณสแกน โน้ตจะไปยังโฟลเดอร์โครงการที่เกี่ยวข้องโดยตรง วิธีนี้ใช้ได้ดีเป็นพิเศษกับ Multi Subject Notebook - Next Gen ซึ่งมีหลายส่วนสำหรับวิชาหรือโปรเจกต์ต่างๆ

• เคล็ดลับ: ติดป้าย Beacons ด้วยสติกเกอร์ขนาดเล็กหรือปากกาเมจิกหัวละเอียดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อสลับระหว่างเวิร์กโฟลว์

Rocketbook Beacons เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังสำหรับการทำให้เวิร์กโฟลว์การจดโน้ตของคุณเป็นอัตโนมัติ โดยการตั้งค่า Smart Titles และกำหนดปลายทาง คุณสามารถแปลงโน้ตเป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติและเก็บไฟล์ดิจิทัลของคุณให้เป็นระเบียบโดยไม่ต้องยกนิ้ว จับคู่กับ Frixion Pen และ Microfiber Towel เพื่อประสบการณ์สมุดที่ใช้ซ้ำได้อย่างราบรื่นซึ่งประหยัดเวลาและกระดาษ เริ่มต้นเล็กๆ ด้วย Beacon หนึ่งหรือสองอัน จากนั้นขยายเมื่อคุณค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงงานประจำวันของคุณ