Så här använder du Rocketbook Beacons för att automatisera ditt arbetsflöde: En steg-för-steg-guide

Om du någonsin har önskat att dina handskrivna anteckningar automatiskt kunde sortera sig själva i rätt mappar eller skickas till rätt molndestination, är Rocketbook Beacons svaret. Dessa små, återanvändbara ikoner fästs på Rocketbook-sidor och fungerar som smarta taggar som talar om för Rocketbook-appen exakt vart varje sida ska skickas när du skannar. Inget mer manuellt omdöpande eller dra-och-släpp-filer – bara skanna och kör.

I den här guiden går jag igenom hur du ställer in Rocketbook Beacons, tilldelar dem till olika destinationer och använder dem tillsammans med andra Rocketbook-tillbehör för att skapa ett helt automatiserat arbetsflöde. Oavsett om du är en upptagen yrkesperson, en student som jonglerar flera ämnen eller en projektledare som spårar uppgifter, kan Beacons spara tid och minska friktionen i din digitala anteckningsrutin.

Vad är Rocketbook Beacons och hur fungerar de?

Rocketbook Beacons är små ikoner med självhäftande baksida som du placerar längst ner på dina Rocketbook-sidor. Varje Beacon har en unik symbol – som en stjärna, cirkel eller triangel – som Rocketbook-appen känner igen när du skannar en sida. När du tilldelar en destination till en Beacon i appen (till exempel en specifik mapp i Google Drive, en Slack-kanal eller en e-postmottagare), kommer varje sida du skannar med den Beaconen automatiskt att skickas till den destinationen.

Detta system eliminerar behovet av att manuellt välja en destination varje gång du skannar. Du kan ställa in flera Beacons för olika arbetsflöden: en för mötesanteckningar, en för att-göra-listor, en för journalanteckningar och så vidare. Beacons är återanvändbara – bara dra loss dem och fäst dem på en annan sida när du behöver ändra destination. De fungerar med alla Rocketbook-anteckningsböcker, inklusive Multi Subject Notebook - Next Gen och Rocketbook Flip - Final Few.

• Tips: Använd en annan Beacon för varje större projekt eller återkommande möte för att hålla dina digitala filer organiserade utan extra ansträngning.

Steg 1: Konfigurera Rocketbook-appen och Smart Titles

Innan du kan använda Beacons måste du konfigurera Rocketbook-appen på din smartphone. Ladda ner appen och skapa ett konto, länka sedan dina molntjänster (Google Drive, Dropbox, Evernote, OneNote, etc.). Ställ därefter in Smart Titles – det är anpassade namngivningsregler som appen använder för att automatiskt namnge dina skannade filer. Du kan till exempel skapa en Smart Title som namnger filer baserat på datum och ett nyckelord du skriver i ett specifikt område på sidan.

För att ställa in en Smart Title, gå till appens inställningar och välj 'Smart Titles'. Du kan definiera ett mönster som 'Mötesanteckningar - {date}' eller 'Att göra - {date}'. Appen läser ett handskrivet nyckelord som du placerar i en avsedd ruta på sidan och använder det för att generera filnamnet. Detta fungerar tillsammans med Beacons: Beacone bestämmer destinationen och Smart Title bestämmer filnamnet.

• Tips: Håll dina Smart Title-nyckelord korta och konsekventa – som 'Möte' eller 'Uppgift' – för tillförlitlig igenkänning.

Steg 2: Tilldela destinationer till dina Beacons

Öppna Rocketbook-appen och navigera till avsnittet 'Beacons'. Här ser du en lista över Beaconsymboler. Tryck på en symbol och välj sedan molndestination och mapp dit sidor med den Beacone ska skickas. Du kan också ange en Smart Title som ska tillämpas på alla sidor som skannas med den Beacone. Tilldela till exempel stjärn-Beacone till en mapp 'Arbetsmöten' i Google Drive med Smart Title 'Mötesanteckningar - {date}'.

Du kan tilldela upp till sju Beacons (appen stöder sju symboler). Om du har fler arbetsflöden, överväg att använda flera anteckningsböcker med olika Beacon-set. Beacons är tunna och flexibla, så de tillför ingen extra tjocklek till din anteckningsbok. Jag rekommenderar att du fäster dem nära sidans nederkant, bort från skrivområdet, så att de inte stör dina anteckningar.

• Tips: Använd en permanent penna för att märka baksidan av varje Beacon med dess destination så att du inte glömmer vilken som är vilken.

Steg 3: Skriv, skanna och automatisera

Nu när dina Beacons är tilldelade, skriv dina anteckningar som vanligt på valfri Rocketbook-sida. När du är redo att digitalisera, öppna Rocketbook-appen och skanna sidan. Appen upptäcker Beaconsymbolen och skickar automatiskt skanningen till den förinställda destinationen. Smart Title tillämpas också, så din fil namnges och sparas utan manuell inmatning.

För bästa resultat, använd en Frixion Pen Clicker Pen (Single) eller Frixion Fineliner Markers (4 Pack) för att skriva på dina Rocketbook-sidor. Dessa pennor skriver smidigt och suddas rent med en fuktig trasa. Efter skanning, torka sidan ren med en Microfiber Towel, och den är redo att återanvändas. Hela processen – från skrivning till skanning till suddning – tar bara några sekunder per sida.

• Tips: Om du skannar en sida utan Beacon kommer appen fortfarande att be dig välja en destination manuellt. Ha en Beacon på din mest använda sida för att undvika det extra steget.

Avancerade arbetsflödesidéer med Rocketbook Beacons

När du är bekväm med grunderna kan du skapa kraftfulla arbetsflöden. Använd till exempel en Beacon för dagliga att-göra-listor som skickas till din uppgiftshanteringsapp (som Todoist eller Trello via e-post), en annan för mötesanteckningar som går till en delad teamdrive och en tredje för personliga journalanteckningar som går till en privat mapp. Du kan också kombinera Beacons med Rocketbook Dividers för att organisera olika sektioner i din anteckningsbok – varje avdelare kan ha sin egen Beacon för automatisk sortering.

En annan idé: använd Beacons för att automatisera din projektledning. Tilldela en Beacon till varje projektfas (t.ex. 'Planering', 'Genomförande', 'Granskning') och fäst den på relevant sida. När du skannar går anteckningarna direkt till motsvarande projektmapp. Detta fungerar särskilt bra med Multi Subject Notebook - Next Gen, som har flera sektioner för olika ämnen eller projekt.

• Tips: Märk Beacons med små klistermärken eller en tunn permanent penna för att undvika förvirring när du växlar mellan arbetsflöden.

Rocketbook Beacons är ett enkelt men kraftfullt verktyg för att automatisera ditt anteckningsarbetsflöde. Genom att ställa in Smart Titles och tilldela destinationer kan du digitalisera anteckningar automatiskt och hålla dina digitala filer organiserade utan att lyfta ett finger. Para ihop dem med en Frixion-penna och en Microfiber Towel för en sömlös återanvändbar anteckningsboksupplevelse som sparar tid och papper. Börja smått med en eller två Beacons och expandera sedan när du upptäcker nya sätt att effektivisera dina dagliga uppgifter.