Slik bruker du Rocketbook Beacons for å automatisere arbeidsflyten din: En trinn-for-trinn-guide

Hvis du noen gang har ønsket at håndskrevne notater automatisk kunne sortere seg i riktige mapper eller sendes til riktig skydestinasjon, er Rocketbook Beacons svaret. Disse små, gjenbrukbare ikonene festes på Rocketbook-sider og fungerer som smarte tagger som forteller Rocketbook-appen nøyaktig hvor hver side skal sendes når du skanner. Ikke mer manuell omdøping eller dra-og-slipp av filer – bare skann og gå.

I denne guiden vil jeg gå gjennom hvordan du setter opp Rocketbook Beacons, tilordner dem til ulike destinasjoner, og bruker dem sammen med andre Rocketbook-tilbehør for å skape en virkelig automatisert arbeidsflyt. Enten du er en travel profesjonell, en student som håndterer flere fag, eller en prosjektleder som sporer oppgaver, kan Beacons spare deg for tid og redusere friksjon i din digitale notatrutine.

Hva er Rocketbook Beacons og hvordan fungerer de?

Rocketbook Beacons er små ikoner med lim bak som du plasserer nederst på Rocketbook-sidene dine. Hvert Beacon har et unikt symbol – som en stjerne, sirkel eller trekant – som Rocketbook-appen gjenkjenner når du skanner en side. Når du tilordner en destinasjon til et Beacon i appen (for eksempel en bestemt mappe i Google Drive, en Slack-kanal eller en e-postmottaker), vil hver side du skanner med det Beaconet automatisk sendes til den destinasjonen.

Dette systemet eliminerer behovet for å manuelt velge en destinasjon hver gang du skanner. Du kan sette opp flere Beacons for ulike arbeidsflyter: ett for møtenotater, ett for gjøremålslister, ett for journaloppføringer, og så videre. Beaconene er gjenbrukbare – bare dra dem av og fest dem på en annen side når du trenger å endre destinasjon. De fungerer med alle Rocketbook-notatbøker, inkludert Multi Subject Notebook - Next Gen og Rocketbook Flip - Final Few.

• Tips: Bruk et annet Beacon for hvert større prosjekt eller gjentakende møte for å holde dine digitale filer organiserte uten ekstra innsats.

Trinn 1: Sett opp Rocketbook-appen og Smart Titles

Før du kan bruke Beacons, må du konfigurere Rocketbook-appen på smarttelefonen din. Last ned appen og opprett en konto, koble deretter til skytjenestene dine (Google Drive, Dropbox, Evernote, OneNote osv.). Deretter setter du opp Smart Titles – dette er egendefinerte navneregler som appen bruker for å automatisk navngi skannede filer. For eksempel kan du opprette en Smart Title som navngir filer basert på dato og et nøkkelord du skriver i et bestemt område på siden.

For å sette opp en Smart Title, gå til appens innstillinger og velg 'Smart Titles'. Du kan definere et mønster som 'Møtenotater - {dato}' eller 'Gjøremål - {dato}'. Appen vil lese et håndskrevet nøkkelord du plasserer i en angitt boks på siden og bruke det til å generere filnavnet. Dette fungerer hånd i hånd med Beacons: Beaconet bestemmer destinasjonen, og Smart Title bestemmer filnavnet.

• Tips: Hold Smart Title-nøkkelordene korte og konsistente – som 'Møte' eller 'Oppgave' – for pålitelig gjenkjenning.

Trinn 2: Tilordne destinasjoner til Beaconene dine

Åpne Rocketbook-appen og naviger til 'Beacons'-delen. Her ser du en liste over Beacon-symboler. Trykk på et symbol, og velg deretter skydestinasjonen og mappen der du vil at sider med det Beaconet skal sendes. Du kan også spesifisere en Smart Title som skal brukes på alle sider som skannes med det Beaconet. For eksempel, tilordne stjerne-Beaconet til å sende til en 'Arbeidsmøter'-mappe i Google Drive med Smart Title 'Møtenotater - {dato}'.

Du kan tilordne opptil syv Beacons (appen støtter syv symboler). Hvis du har flere arbeidsflyter, bør du vurdere å bruke flere notatbøker med ulike Beacon-sett. Beaconene er tynne og fleksible, så de tilfører ikke bulk til notatboken. Jeg anbefaler å feste dem nær nederkanten av siden, vekk fra skriveområdet, slik at de ikke forstyrrer notatene dine.

• Tips: Bruk en permanent tusj til å merke baksiden av hvert Beacon med destinasjonen, slik at du ikke glemmer hvilket som er hvilket.

Trinn 3: Skriv, skann og automatiser

Nå som Beaconene dine er tilordnet, skriver du bare notatene dine som vanlig på en hvilken som helst Rocketbook-side. Når du er klar til å digitalisere, åpner du Rocketbook-appen og skanner siden. Appen vil oppdage Beacon-symbolet og automatisk sende skanningen til den forhåndsinnstilte destinasjonen. Smart Title vil også bli brukt, så filen blir navngitt og lagret uten manuell innsats.

For best resultat, bruk en Frixion Pen Clicker Pen (Single) eller Frixion Fineliner Markers (4 Pack) til å skrive på Rocketbook-sidene dine. Disse pennene skriver jevnt og viskes rent ut med en fuktig klut. Etter skanning, tørk av siden med en Microfiber Towel, og den er klar til gjenbruk. Hele prosessen – fra skriving til skanning til visking – tar bare noen få sekunder per side.

• Tips: Hvis du skanner en side uten et Beacon, vil appen fortsatt be deg om å velge en destinasjon manuelt. Ha et Beacon på den mest brukte siden for å unngå dette ekstra trinnet.

Avanserte arbeidsflytideer med Rocketbook Beacons

Når du er komfortabel med det grunnleggende, kan du lage kraftige arbeidsflyter. For eksempel, bruk ett Beacon for daglige gjøremålslister som sendes til oppgavebehandlingsappen din (som Todoist eller Trello via e-post), et annet for møtenotater som går til en delt teamdisk, og et tredje for personlige journaloppføringer som går til en privat mappe. Du kan også kombinere Beacons med Rocketbook Dividers for å organisere ulike seksjoner av notatboken – hver divider kan ha sitt eget Beacon for automatisk sortering.

En annen idé: bruk Beacons til å automatisere prosjektstyringen din. Tilordne et Beacon til hver prosjektfase (f.eks. 'Planlegging', 'Gjennomføring', 'Gjennomgang') og fest det på den aktuelle sideoppslaget. Når du skanner, går notatene direkte inn i den tilsvarende prosjektmappen. Dette fungerer spesielt godt med Multi Subject Notebook - Next Gen, som har flere seksjoner for ulike fag eller prosjekter.

• Tips: Merk Beaconene med små klistremerker eller en fin tusj for å unngå forvirring når du bytter mellom arbeidsflyter.

Rocketbook Beacons er et enkelt, men kraftig verktøy for å automatisere notatarbeidsflyten din. Ved å sette opp Smart Titles og tilordne destinasjoner, kan du digitalisere notater automatisk og holde dine digitale filer organiserte uten å løfte en finger. Kombiner dem med en Frixion-penn og en Microfiber Towel for en sømløs gjenbrukbar notatbokopplevelse som sparer tid og papir. Start i det små med ett eller to Beacons, og utvid etter hvert som du oppdager nye måter å effektivisere dine daglige oppgaver på.