Kuinka käytät Rocketbook Beacon -majakoita työnkulkusi automatisointiin: vaiheittainen opas

Jos olet koskaan toivonut, että käsinkirjoitetut muistiinpanosi lajittelisivat itsensä automaattisesti oikeisiin kansioihin tai lähettäisivät oikeaan pilvikohteeseen, Rocketbook Beacons on vastaus. Nämä pienet, uudelleenkäytettävät kuvakkeet kiinnittyvät Rocketbook-sivuille ja toimivat älykkäinä tunnisteina, jotka kertovat Rocketbook-sovellukselle tarkalleen, mihin kukin sivu lähetetään skannauksen yhteydessä. Ei enää manuaalista uudelleennimeämistä tai tiedostojen raahaamista – skannaa vain ja mene.

Tässä oppaassa käyn läpi, kuinka Rocketbook Beacons määritetään, kuinka ne liitetään eri kohteisiin ja kuinka niitä käytetään yhdessä muiden Rocketbook-tarvikkeiden kanssa todella automatisoidun työnkulun luomiseksi. Olitpa sitten kiireinen ammattilainen, useita aineita hallitseva opiskelija tai tehtäviä seuraava projektipäällikkö, Beacons voi säästää aikaasi ja vähentää kitkaa digitaalisessa muistiinpanorutiinissasi.

Mitä Rocketbook Beacons ovat ja miten ne toimivat?

Rocketbook Beacons ovat pieniä, liimapohjaisia kuvakkeita, jotka asetat Rocketbook-sivujesi alareunaan. Jokaisessa Beaconissa on ainutlaatuinen symboli – kuten tähti, ympyrä tai kolmio – jonka Rocketbook-sovellus tunnistaa skannatessasi sivua. Kun määrität Beaconille kohteen sovelluksessa (kuten tietyn kansion Google Drivessa, Slack-kanavan tai sähköpostivastaanottajan), jokainen tällä Beaconilla varustettu sivu lähetetään automaattisesti kyseiseen kohteeseen.

Tämä järjestelmä poistaa tarpeen valita kohde manuaalisesti joka kerta skannatessasi. Voit määrittää useita Beaconeja eri työnkuluille: yksi kokousmuistiinpanoille, yksi tehtävälistoille, yksi päiväkirjamerkinnöille ja niin edelleen. Beaconit ovat uudelleenkäytettäviä – irrota ne vain ja kiinnitä toiselle sivulle, kun haluat vaihtaa kohdetta. Ne toimivat kaikkien Rocketbook-muistikirjojen kanssa, mukaan lukien Multi Subject Notebook - Next Gen ja Rocketbook Flip - Final Few.

• Vinkki: Käytä eri Beaconia jokaiselle suurelle projektille tai toistuvalle kokoukselle pitääksesi digitaaliset tiedostosi järjestyksessä ilman ylimääräistä vaivaa.

Vaihe 1: Määritä Rocketbook-sovellus ja Smart Titles

Ennen kuin voit käyttää Beaconeja, sinun on määritettävä Rocketbook-sovellus älypuhelimellasi. Lataa sovellus ja luo tili, linkitä sitten pilvipalvelusi (Google Drive, Dropbox, Evernote, OneNote jne.). Määritä seuraavaksi Smart Titles – nämä ovat mukautettuja nimeämissääntöjä, joita sovellus käyttää skannattujen tiedostojen automaattiseen nimeämiseen. Voit esimerkiksi luoda Smart Titlen, joka nimeää tiedostot päivämäärän ja sivun tietylle alueelle kirjoittamasi avainsanan perusteella.

Smart Titlen määrittämiseksi siirry sovelluksen asetuksiin ja valitse 'Smart Titles'. Voit määrittää mallin, kuten 'Kokousmuistiinpanot - {date}' tai 'Tehtävät - {date}'. Sovellus lukee käsinkirjoitetun avainsanan, jonka asetat sivulla olevaan merkittyyn laatikkoon, ja käyttää sitä tiedostonimen luomiseen. Tämä toimii käsi kädessä Beaconien kanssa: Beacon määrittää kohteen, ja Smart Title määrittää tiedostonimen.

• Vinkki: Pidä Smart Title -avainsanasi lyhyinä ja johdonmukaisina – kuten 'Kokous' tai 'Tehtävä' – luotettavan tunnistuksen varmistamiseksi.

Vaihe 2: Määritä kohteet Beaconillesi

Avaa Rocketbook-sovellus ja siirry 'Beacons'-osioon. Täällä näet luettelon Beacon-symboleista. Napauta symbolia ja valitse sitten pilvikohde ja kansio, johon haluat kyseisellä Beaconilla varustettujen sivujen lähetettävän. Voit myös määrittää Smart Titlen, jota sovelletaan kaikkiin tällä Beaconilla skannattuihin sivuihin. Esimerkiksi määritä tähti-Beacon lähettämään 'Työkokoukset'-kansioon Google Drivessa Smart Titlen 'Kokousmuistiinpanot - {date}' kanssa.

Voit määrittää enintään seitsemän Beaconia (sovellus tukee seitsemää symbolia). Jos sinulla on enemmän työnkulkuja, harkitse useiden muistikirjojen käyttöä eri Beacon-sarjoilla. Beaconit ovat ohuita ja joustavia, joten ne eivät lisää paksuutta muistikirjaasi. Suosittelen kiinnittämään ne lähelle sivun alareunaa, pois kirjoitusalueelta, jotta ne eivät häiritse muistiinpanojasi.

• Vinkki: Merkitse pysyvällä tussilla kunkin Beaconin taakse sen kohde, jotta et unohda, mikä on mikä.

Vaihe 3: Kirjoita, skannaa ja automatisoi

Nyt kun Beaconisi on määritetty, kirjoita muistiinpanosi tavalliseen tapaan mille tahansa Rocketbook-sivulle. Kun olet valmis digitoimaan, avaa Rocketbook-sovellus ja skannaa sivu. Sovellus tunnistaa Beacon-symbolin ja ohjaa skannauksen automaattisesti ennalta määritettyyn kohteeseen. Smart Title otetaan myös käyttöön, joten tiedostosi nimetään ja tallennetaan ilman manuaalista syöttöä.

Parhaan tuloksen saavuttamiseksi käytä Frixion Pen Clicker Pen (Single) -kynää tai Frixion Fineliner Markers (4 Pack) -tusseja kirjoittaessasi Rocketbook-sivuillesi. Nämä kynät kirjoittavat tasaisesti ja pyyhitään puhtaaksi kostealla liinalla. Skannauksen jälkeen pyyhi sivu puhtaaksi Microfiber Towel -liinalla, ja se on valmis uudelleenkäyttöön. Koko prosessi – kirjoittamisesta skannaamiseen ja pyyhkimiseen – vie vain muutaman sekunnin sivua kohden.

• Vinkki: Jos skannaat sivun ilman Beaconia, sovellus pyytää silti valitsemaan kohteen manuaalisesti. Pidä Beacon eniten käyttämälläsi sivulla välttääksesi tämän ylimääräisen vaiheen.

Edistyneitä työnkulkuja Rocketbook Beaconien kanssa

Kun perusteet ovat hallussa, voit luoda tehokkaita työnkulkuja. Käytä esimerkiksi yhtä Beaconia päivittäisille tehtävälistoille, jotka lähetetään tehtävienhallintasovellukseesi (kuten Todoist tai Trello sähköpostitse), toista kokousmuistiinpanoille, jotka menevät jaettuun tiimiasemaan, ja kolmatta henkilökohtaisille päiväkirjamerkinnöille, jotka menevät yksityiseen kansioon. Voit myös yhdistää Beaconit Rocketbook Dividers -välilehtiin järjestääksesi muistikirjasi eri osioita – jokaisella välilehdellä voi olla oma Beacon automaattista lajittelua varten.

Toinen idea: käytä Beaconeja projektinhallinnan automatisointiin. Määritä Beacon jokaiselle projektivaiheelle (esim. 'Suunnittelu', 'Toteutus', 'Arviointi') ja kiinnitä se asianomaiselle sivulle. Kun skannaat, muistiinpanot menevät suoraan vastaavaan projektikansioon. Tämä toimii erityisen hyvin Multi Subject Notebook - Next Gen -muistikirjan kanssa, jossa on useita osioita eri aiheille tai projekteille.

• Vinkki: Merkitse Beaconit pienillä tarroilla tai hienokärkisellä pysyvällä tussilla välttääksesi sekaannukset työnkulkuja vaihdettaessa.

Rocketbook Beacons on yksinkertainen mutta tehokas työkalu muistiinpanotyönkulkusi automatisointiin. Määrittämällä Smart Titles ja kohteet voit digitoida muistiinpanot automaattisesti ja pitää digitaaliset tiedostosi järjestyksessä ilman vaivaa. Yhdistä ne Frixion-kynään ja Microfiber Towel -liinaan saumattoman uudelleenkäytettävän muistikirjakokemuksen saavuttamiseksi, joka säästää aikaa ja paperia. Aloita pienesti yhdellä tai kahdella Beaconilla ja laajenna sitten, kun löydät uusia tapoja virtaviivaistaa päivittäisiä tehtäviäsi.