So automatisieren Sie Ihren Workflow mit Rocketbook Beacons: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Sie sich jemals gewünscht haben, dass Ihre handschriftlichen Notizen sich automatisch in die richtigen Ordner sortieren oder an das richtige Cloud-Ziel senden, sind Rocketbook Beacons die Antwort. Diese kleinen, wiederverwendbaren Symbole werden auf Rocketbook-Seiten geklebt und fungieren als intelligente Tags, die der Rocketbook-App genau mitteilen, wohin jede Seite beim Scannen gesendet werden soll. Kein manuelles Umbenennen oder Verschieben von Dateien mehr – einfach scannen und loslegen.

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie Rocketbook Beacons einrichten, verschiedenen Zielen zuweisen und zusammen mit anderen Rocketbook-Zubehörteilen verwenden, um einen wirklich automatisierten Workflow zu schaffen. Ob Sie ein vielbeschäftigter Berufstätiger, ein Student mit mehreren Fächern oder ein Projektmanager sind, der Aufgaben verfolgt – Beacons können Ihnen Zeit sparen und Reibungsverluste in Ihrer digitalen Notizenroutine reduzieren.

Was sind Rocketbook Beacons und wie funktionieren sie?

Rocketbook Beacons sind kleine Symbole mit Kleberückseite, die Sie unten auf Ihre Rocketbook-Seiten kleben. Jeder Beacon hat ein einzigartiges Symbol – wie einen Stern, Kreis oder ein Dreieck – das die Rocketbook-App beim Scannen einer Seite erkennt. Wenn Sie in der App ein Ziel für einen Beacon festlegen (z. B. einen bestimmten Ordner in Google Drive, einen Slack-Kanal oder einen E-Mail-Empfänger), wird jede Seite, die Sie mit diesem Beacon scannen, automatisch an dieses Ziel gesendet.

Dieses System macht es überflüssig, jedes Mal manuell ein Ziel auszuwählen. Sie können mehrere Beacons für verschiedene Workflows einrichten: einen für Besprechungsnotizen, einen für To-do-Listen, einen für Tagebucheinträge und so weiter. Die Beacons sind wiederverwendbar – einfach abziehen und auf eine andere Seite kleben, wenn Sie das Ziel ändern möchten. Sie funktionieren mit jedem Rocketbook-Notizbuch, einschließlich des Multi Subject Notebook - Next Gen und des Rocketbook Flip - Final Few.

• Tipp: Verwenden Sie für jedes größere Projekt oder wiederkehrende Meeting einen anderen Beacon, um Ihre digitalen Dateien ohne zusätzlichen Aufwand organisiert zu halten.

Schritt 1: Rocketbook-App und Smart Titles einrichten

Bevor Sie Beacons verwenden können, müssen Sie die Rocketbook-App auf Ihrem Smartphone konfigurieren. Laden Sie die App herunter und erstellen Sie ein Konto, dann verknüpfen Sie Ihre Cloud-Dienste (Google Drive, Dropbox, Evernote, OneNote usw.). Richten Sie als Nächstes Smart Titles ein – das sind benutzerdefinierte Namensregeln, mit denen die App Ihre gescannten Dateien automatisch benennt. Sie können beispielsweise einen Smart Title erstellen, der Dateien basierend auf dem Datum und einem Schlüsselwort benennt, das Sie in einen bestimmten Bereich der Seite schreiben.

Um einen Smart Title einzurichten, gehen Sie zu den App-Einstellungen und wählen Sie „Smart Titles“. Sie können ein Muster wie „Besprechungsnotizen - {date}" oder „To-Do - {date}" definieren. Die App liest ein handschriftliches Schlüsselwort, das Sie in ein dafür vorgesehenes Feld auf der Seite setzen, und verwendet es, um den Dateinamen zu generieren. Dies funktioniert Hand in Hand mit Beacons: Der Beacon bestimmt das Ziel, und der Smart Title bestimmt den Dateinamen.

• Tipp: Halten Sie Ihre Smart-Title-Schlüsselwörter kurz und einheitlich – wie „Meeting" oder „Aufgabe" – für eine zuverlässige Erkennung.

Schritt 2: Ziele für Ihre Beacons festlegen

Öffnen Sie die Rocketbook-App und navigieren Sie zum Bereich „Beacons". Hier sehen Sie eine Liste der Beacon-Symbole. Tippen Sie auf ein Symbol und wählen Sie dann das Cloud-Ziel und den Ordner aus, an den Seiten mit diesem Beacon gesendet werden sollen. Sie können auch einen Smart Title festlegen, der auf alle mit diesem Beacon gescannten Seiten angewendet wird. Weisen Sie beispielsweise den Stern-Beacon zu, um an einen Ordner „Arbeitsbesprechungen" in Google Drive mit dem Smart Title „Besprechungsnotizen - {date}" zu senden.

Sie können bis zu sieben Beacons zuweisen (die App unterstützt sieben Symbole). Wenn Sie mehr Workflows haben, sollten Sie mehrere Notizbücher mit verschiedenen Beacon-Sets verwenden. Die Beacons sind dünn und flexibel, sodass sie Ihr Notizbuch nicht auftragen. Ich empfehle, sie nahe der unteren Kante der Seite zu kleben, weg vom Schreibbereich, damit sie Ihre Notizen nicht stören.

• Tipp: Beschriften Sie die Rückseite jedes Beacons mit einem Permanentmarker mit seinem Ziel, damit Sie nicht vergessen, welcher welcher ist.

Schritt 3: Schreiben, scannen und automatisieren

Nachdem Ihre Beacons zugewiesen sind, schreiben Sie Ihre Notizen wie gewohnt auf eine beliebige Rocketbook-Seite. Wenn Sie bereit sind zu digitalisieren, öffnen Sie die Rocketbook-App und scannen Sie die Seite. Die App erkennt das Beacon-Symbol und leitet den Scan automatisch an das voreingestellte Ziel weiter. Der Smart Title wird ebenfalls angewendet, sodass Ihre Datei ohne manuellen Eingriff benannt und gespeichert wird.

Für beste Ergebnisse verwenden Sie einen Frixion Pen Clicker Pen (Single) oder Frixion Fineliner Markers (4 Pack), um auf Ihre Rocketbook-Seiten zu schreiben. Diese Stifte schreiben geschmeidig und lassen sich mit einem feuchten Tuch sauber ausradieren. Nach dem Scannen wischen Sie die Seite mit einem Microfiber Towel sauber, und sie ist bereit zur Wiederverwendung. Der gesamte Prozess – vom Schreiben über das Scannen bis zum Ausradieren – dauert nur wenige Sekunden pro Seite.

• Tipp: Wenn Sie eine Seite ohne Beacon scannen, werden Sie von der App trotzdem aufgefordert, manuell ein Ziel auszuwählen. Halten Sie einen Beacon auf Ihrer am häufigsten verwendeten Seite, um diesen zusätzlichen Schritt zu vermeiden.

Fortgeschrittene Workflow-Ideen mit Rocketbook Beacons

Sobald Sie mit den Grundlagen vertraut sind, können Sie leistungsstarke Workflows erstellen. Verwenden Sie beispielsweise einen Beacon für tägliche To-do-Listen, die an Ihre Aufgabenverwaltungs-App (wie Todoist oder Trello per E-Mail) gesendet werden, einen anderen für Besprechungsnotizen, die an ein gemeinsames Team-Laufwerk gehen, und einen dritten für persönliche Tagebucheinträge, die in einen privaten Ordner gehen. Sie können Beacons auch mit den Rocketbook-Trennblättern kombinieren, um verschiedene Abschnitte Ihres Notizbuchs zu organisieren – jedes Trennblatt kann seinen eigenen Beacon für die automatische Sortierung haben.

Eine weitere Idee: Verwenden Sie Beacons, um Ihr Projektmanagement zu automatisieren. Weisen Sie jeder Projektphase einen Beacon zu (z. B. „Planung", „Ausführung", „Überprüfung") und kleben Sie ihn auf die entsprechende Doppelseite. Beim Scannen gelangen die Notizen direkt in den entsprechenden Projektordner. Dies funktioniert besonders gut mit dem Multi Subject Notebook - Next Gen, das mehrere Abschnitte für verschiedene Themen oder Projekte hat.

• Tipp: Beschriften Sie die Beacons mit kleinen Aufklebern oder einem feinen Permanentmarker, um Verwechslungen beim Wechsel zwischen Workflows zu vermeiden.

Rocketbook Beacons sind ein einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug zur Automatisierung Ihres Notizen-Workflows. Durch die Einrichtung von Smart Titles und die Zuweisung von Zielen können Sie Notizen automatisch digitalisieren und Ihre digitalen Dateien organisiert halten, ohne einen Finger rühren zu müssen. Kombinieren Sie sie mit einem Frixion-Stift und einem Mikrofasertuch für ein nahtloses, wiederverwendbares Notizbuch-Erlebnis, das Zeit und Papier spart. Beginnen Sie mit ein oder zwei Beacons und erweitern Sie dann, wenn Sie neue Wege entdecken, Ihre täglichen Aufgaben zu optimieren.