Jak používat Rocketbook Beacons k automatizaci vašeho pracovního postupu: Průvodce krok za krokem

Pokud jste si někdy přáli, aby se vaše ručně psané poznámky automaticky třídily do správných složek nebo odesílaly na správné cloudové úložiště, Rocketbook Beacons jsou odpovědí. Tyto malé, opakovaně použitelné ikony se přilepí na stránky Rocketbooku a fungují jako chytré štítky, které aplikaci Rocketbook přesně řeknou, kam má každou stránku po naskenování odeslat. Žádné ruční přejmenovávání nebo přetahování souborů – stačí skenovat a hotovo.

V tomto průvodci vás provedu nastavením Rocketbook Beacons, přiřazením k různým cílům a jejich použitím společně s dalšími doplňky Rocketbook pro vytvoření skutečně automatizovaného pracovního postupu. Ať už jste zaneprázdněný profesionál, student s více předměty nebo projektový manažer sledující úkoly, Beacons vám ušetří čas a sníží tření ve vaší rutině digitálního psaní poznámek.

Co jsou Rocketbook Beacons a jak fungují?

Rocketbook Beacons jsou malé ikony s lepicí zadní stranou, které umístíte na spodní část stránek Rocketbooku. Každý Beacon má jedinečný symbol – například hvězdu, kruh nebo trojúhelník – který aplikace Rocketbook rozpozná při skenování stránky. Když v aplikaci přiřadíte Beaconu cíl (například konkrétní složku v Google Drive, kanál Slack nebo e-mailového příjemce), každá stránka naskenovaná s tímto Beaconem bude automaticky odeslána na tento cíl.

Tento systém eliminuje nutnost ručně vybírat cíl při každém skenování. Můžete nastavit více Beaconů pro různé pracovní postupy: jeden pro poznámky z porad, jeden pro seznamy úkolů, jeden pro deníkové záznamy atd. Beacons jsou opakovaně použitelné – stačí je odlepit a přilepit na jinou stránku, když potřebujete změnit cíl. Fungují s jakýmkoli notebookem Rocketbook, včetně Multi Subject Notebook - Next Gen a Rocketbook Flip - Final Few.

• Tip: Použijte jiný Beacon pro každý hlavní projekt nebo opakující se schůzku, abyste měli digitální soubory uspořádané bez zbytečné námahy.

Krok 1: Nastavte aplikaci Rocketbook a chytré názvy

Než budete moci Beacons používat, musíte nakonfigurovat aplikaci Rocketbook ve svém chytrém telefonu. Stáhněte si aplikaci a vytvořte účet, poté propojte své cloudové služby (Google Drive, Dropbox, Evernote, OneNote atd.). Dále nastavte chytré názvy – to jsou vlastní pravidla pojmenování, která aplikace používá k automatickému pojmenování naskenovaných souborů. Můžete například vytvořit chytrý název, který pojmenuje soubory podle data a klíčového slova, které napíšete do konkrétní oblasti stránky.

Chcete-li nastavit chytrý název, přejděte do nastavení aplikace a vyberte „Chytré názvy“. Můžete definovat vzor jako „Poznámky z porady - {date}" nebo „Úkoly - {date}". Aplikace přečte ručně psané klíčové slovo, které umístíte do určeného pole na stránce, a použije ho k vytvoření názvu souboru. To funguje ruku v ruce s Beacons: Beacon určuje cíl a chytrý název určuje název souboru.

• Tip: Udržujte klíčová slova chytrých názvů krátká a konzistentní – například „Porada" nebo „Úkol" – pro spolehlivé rozpoznání.

Krok 2: Přiřaďte cíle svým Beaconům

Otevřete aplikaci Rocketbook a přejděte do sekce „Beacons". Zde uvidíte seznam symbolů Beaconů. Klepněte na symbol a poté vyberte cloudové úložiště a složku, kam se mají stránky s tímto Beaconem odesílat. Můžete také zadat chytrý název, který se použije pro všechny stránky naskenované s tímto Beaconem. Například přiřaďte Beacon s hvězdičkou do složky „Pracovní porady" v Google Drive s chytrým názvem „Poznámky z porady - {date}".

Můžete přiřadit až sedm Beaconů (aplikace podporuje sedm symbolů). Pokud máte více pracovních postupů, zvažte použití více notebooků s různými sadami Beaconů. Beacons jsou tenké a flexibilní, takže notebook nezatěžují. Doporučuji je nalepit blízko spodního okraje stránky, mimo oblast psaní, aby nerušily vaše poznámky.

• Tip: Použijte permanentní fix k označení zadní strany každého Beaconu jeho cílem, abyste nezapomněli, který je který.

Krok 3: Pište, skenujte a automatizujte

Nyní, když máte Beacons přiřazeny, jednoduše pište své poznámky jako obvykle na libovolnou stránku Rocketbooku. Až budete připraveni digitalizovat, otevřete aplikaci Rocketbook a naskenujte stránku. Aplikace rozpozná symbol Beaconu a automaticky přesměruje sken na předem přiřazený cíl. Použije se také chytrý název, takže váš soubor je pojmenován a uložen bez jakéhokoli ručního zásahu.

Pro nejlepší výsledky použijte Frixion Pen Clicker Pen (Single) nebo Frixion Fineliner Markers (4 Pack) pro psaní na stránky Rocketbooku. Tato pera píší hladce a snadno se stírají vlhkým hadříkem. Po naskenování otřete stránku mikrovláknovým hadříkem a je připravena k opětovnému použití. Celý proces – od psaní přes skenování až po stírání – trvá jen několik sekund na stránku.

• Tip: Pokud naskenujete stránku bez Beaconu, aplikace vás stejně požádá o ruční výběr cíle. Mějte Beacon na své nejpoužívanější stránce, abyste se tomuto kroku vyhnuli.

Pokročilé nápady na pracovní postupy s Rocketbook Beacons

Jakmile si osvojíte základy, můžete vytvářet výkonné pracovní postupy. Například použijte jeden Beacon pro denní seznamy úkolů, které se odesílají do vaší aplikace pro správu úkolů (jako Todoist nebo Trello e-mailem), druhý pro poznámky z porad, které jdou do sdíleného týmového disku, a třetí pro osobní deníkové záznamy, které jdou do soukromé složky. Beacons můžete také kombinovat s Rocketbook Dividers pro organizaci různých sekcí notebooku – každý oddělovač může mít svůj vlastní Beacon pro automatické třídění.

Další nápad: použijte Beacons k automatizaci projektového řízení. Přiřaďte Beacon každé fázi projektu (např. „Plánování", „Realizace", „Revize") a přilepte jej na příslušnou dvojstránku. Při skenování jdou poznámky přímo do odpovídající projektové složky. To funguje obzvláště dobře s Multi Subject Notebook - Next Gen, který má více sekcí pro různé předměty nebo projekty.

• Tip: Označte Beacons malými samolepkami nebo jemným permanentním fixem, abyste předešli zmatkům při přepínání mezi pracovními postupy.

Rocketbook Beacons jsou jednoduchý, ale výkonný nástroj pro automatizaci vašeho pracovního postupu při psaní poznámek. Nastavením chytrých názvů a přiřazením cílů můžete digitalizovat poznámky automaticky a udržovat své digitální soubory uspořádané bez námahy. Spárujte je s perem Frixion a mikrovláknovým hadříkem pro bezproblémový zážitek z opakovaně použitelného notebooku, který šetří čas i papír. Začněte s jedním nebo dvěma Beacony a poté rozšiřujte, jak objevíte nové způsoby, jak zefektivnit své každodenní úkoly.